Spis treści:
I. CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA W SZWECJI?
II. TERMIN PŁATNOŚCI FAKTURY W SZWECJI
III. CHARAKTERYSTYKA FAKTURY ELEKTRONICZNEJ W SZWECJI
IV. REJESTRACJA VAT W SZWECJI
V. OBOWIĄZKI VAT W SZWECJI
VI. OPTYMALIZACJA OBSŁUGI FAKTUR NA RÓŻNYCH RYNKACH
VII. ARCHIWIZACJA FAKTUR W SZWECJI
VIII. VAT UE NA PRODUKTY CYFROWE
IX. JAK ZAKSIĘGOWAĆ ZWROT NIESPRZEDANEGO TOWARU, CZY BŁĘDNIE ZAFAKTUROWANĄ CENĘ W SZWECJI?
X. ZAKWESTIONOWANIE FAKTURY
XI. ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI

Faktura w Szwecji

Tworzenie faktury dla osoby prywatnej może wydawać się złożone, ale z odpowiednimi informacjami i narzędziami jest to dość prosty proces. Zrozumienie podstawowych wymagań dotyczących faktur prywatnych jest kluczowe, gdyż regulują one proces wystawiania faktur nie tylko ze względów profesjonalnych, ale także zapewniają, że faktura jest prawnie ważna i może być używana w dowolnym kontekście prawnym.

Każdy kraj UE ma autonomię w podejmowaniu decyzji krajowych, a Komisja Europejska udostępnia szczegółowe przepisy, które powinny być przestrzegane przez wszystkie państwa członkowskie UE. Przepisy UE zapewniają państwom członkowskim autonomię w podejmowaniu decyzji krajowych. Komisja Europejska udostępnia na swojej stronie internetowej szczegółowe przepisy, które powinny być przyjęte przez każde państwo członkowskie.

W momencie dostawy, konieczne jest wystawienie faktury i opatrzenie jej datą. W większości programów możliwe jest ustawienie daty faktury innej niż obecna, co może być korzystne, jeśli planujesz wysłać fakturę w późniejszym terminie. Niemniej jednak, zaleca się jak najszybsze wysyłanie faktur, aby mieć środki na koncie firmowym i móc w odpowiednim czasie uregulować płatności, np. opłacić inne faktury.

Szwedzkie faktury VAT muszą być wystawiane zgodnie z powszechnie przyjętymi zasadami rachunkowości. Jednakże, w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych, faktura musi być wystawiona najpóźniej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Faktury VAT w Szwecji muszą być przechowywane przez okres siedmiu lat. Aktualnie Szwecja akceptuje faktury elektroniczne pod określonymi warunkami.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi, na których opiera się księgowość. Należy je uporządkować numerycznie zgodnie z kolejnością wystawiania.

I. CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA W SZWECJI?

Wystawienie faktury VAT wymaga uwzględnienia poniższych informacji: Faktura powinna być starannie zaprojektowana, co nie tylko ułatwi proces płatności, ale także świadczy o profesjonalizmie. Profesjonalne i przejrzyste ułożenie może zwiększyć jej powagę i przyspieszyć proces regulowania płatności. Dostępne są narzędzia i szablony online, które mogą ułatwić Ci stworzenie faktury o odpowiednim wyglądzie.

Większość platform do wystawiania faktur online w Szwecji umożliwia generowanie faktury i jednoczesne pobieranie jej kopii w formie pliku PDF. Zaawansowane oprogramowanie pozwala nawet na przesłanie faktury VAT do klienta jednym kliknięciem.

Uproszczone fakturowanie

Faktura uproszczona powinna zawierać następujące informacje: W sytuacji sprzedaży za gotówkę zazwyczaj wystawia się paragon. Niemniej jednak, sprzedawca ma możliwość wystawienia faktury także dla transakcji gotówkowych. W takim przypadku, potwierdzenie płatności gotówką jest umieszczone bezpośrednio na fakturze lub specjalnym paragonie odnoszącym się do faktury.

W Szwecji, jeśli wartość sprzedaży wynosi 2000 SEK lub mniej, zastosowanie faktur uproszczonych jest dozwolone. Jednakże, władze szwedzkie wymagają, aby faktury były składane w języku szwedzkim i używały oficjalnej waluty Szwecji, czyli korony. Jeśli wystawca faktury ma konto w euro, istnieje również możliwość wyrażenia kwoty w tej walucie.

Uproszczona faktura nie może być używana w przypadku transgranicznego handlu z innymi krajami Unii Europejskiej.

II. TERMIN PŁATNOŚCI FAKTURY W SZWECJI

W odpowiedzi na inicjatywę Ministerstwa Przedsiębiorczości i Innowacji, organizacje biznesowe i firmy uzgodniły dobrowolny kodeks postępowania. Zgodnie z kodeksem, małe i średnie przedsiębiorstwa mają prawo do płatności w terminie 30 dni.

Kredyt to praktyka często stosowana przez firmy, polegająca na udzielaniu kredytu o określonym terminie płatności, na przykład 30 dni. Liczbę dni kredytowych oblicza się od daty wystawienia faktury do terminu wymagalności. Udzielając kredytu, przedsiębiorca nie dysponuje kapitałem, dopóki klient nie ureguluje płatności.

Długie okresy kredytowania mogą być używane jako narzędzie konkurencyjne, jednakże dla start-upów może to być kosztowne, gdyż korzystają z kredytu w rachunku bieżącym, często generując koszty odsetek. Warto zastanowić się, czy długie okresy kredytowania są uzasadnione.

Jeśli z kupującym ustaliłeś konkretny termin płatności (okres kredytowania) w umowie, to ostatnim dniem tego okresu jest dzień płatności. Pierwszym dniem jest dzień wystawienia faktury, a tę datę można odczytać bezpośrednio z faktury.

W przypadku braku uzgodnionego terminu płatności, kupujący jest zobowiązany do uregulowania płatności w momencie, kiedy Ty jako sprzedawca to żądasz.

Istnieje możliwość przyznania konsumentom dłuższego okresu kredytowania, nawet bez formalnej umowy. Liczbę dni oblicza się od dnia wystawienia faktury do ustalonego terminu płatności.

Jednym z najprostszych sposobów jasnego określenia terminu płatności jest jego wyraźne podanie, na przykład poprzez umieszczenie informacji takiej jak "należy zapłacić nie później niż 31.05" lub "płatność musi wpłynąć do 10 czerwca".

Warto pamiętać, że nie zawsze masz prawo naliczać odsetek karnych od określonego terminu płatności.

Przed udzieleniem nowemu klientowi kredytu (wystawieniem faktury), zaleca się sprawdzenie zdolności kredytowej klienta za pomocą raportu kredytowego. W przypadku stałych klientów, regularne przeprowadzanie tej oceny może być korzystne. Informacje dotyczące zdolności płatniczej można uzyskać w banku lub agencjach zajmujących się sporządzaniem raportów kredytowych.

Jeśli raport kredytowy wykazuje sygnały ostrzegawcze, istnieje możliwość: Kredyt jest dostępny jedynie w sytuacji, gdy dostawca uzna Cię za osobę z odpowiednią zdolnością kredytową. Dla nowych przedsiębiorców zaleca się zachowanie ostrożności przy udzielaniu kredytów.

III. CHARAKTERYSTYKA FAKTURY ELEKTRONICZNEJ W SZWECJI

Faktury nie są ograniczone do konkretnego formatu. Faktury elektroniczne są akceptowalne, pod warunkiem uzyskania zgody odbiorcy. Istnieją specjalne metody przesyłania dla podmiotów publicznych, a w przypadku innych odbiorców można stosować dowolne praktyczne metody, bez konkretnych wymogów dotyczących zatwierdzania lub raportowania. Dodatkowo, w przypadku transakcji między przedsiębiorstwami a instytucjami rządowymi (B2G), fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe zgodnie z przepisami ustawy o fakturach elektronicznych w ramach zamówień publicznych, artykuł 4 i 5.

Zalety wysyłania e-faktur: Zalety otrzymywania e-faktur w systemie księgowym: Warto pamiętać, że faktury w formacie PDF nie są uznawane za e-faktury. Konieczne jest poinformowanie klientów o przejściu na e-fakturowanie i upewnienie się, że są w stanie odbierać wysyłane przez Ciebie e-faktury. Podpis elektroniczny nie jest wymagany dla eFaktur, a okres przechowywania wynosi 7 lat.

Obowiązek elektronicznej faktury dla centralnych organów administracji publicznej w Szwecji

Od 2008 roku faktura elektroniczna jest obowiązkowa dla centralnych organów administracji publicznej. W 2019 roku ten obowiązek został rozszerzony na pozostałe organy administracji regionalnej i gminnej. Dostawcy dla administracji publicznej są również zobowiązani do przesyłania faktur w formie elektronicznej. W przypadku transakcji B2B jest to całkowicie dobrowolne.

Platforma e-fakturowania i Systemy Zarządzania E-fakturowaniem

Szwecja zachęca do korzystania z Peppolu dla zamówień elektronicznych, umożliwiając instytucjom publicznym i dostawcom wzajemną komunikację. Starsze rozwiązania eProcurement oparte na EDIFACT (GS1 EANCOM) są nadal wspierane przez władze centralne, regionalne i lokalne.

Podejście do otrzymywania i przetwarzania e-faktur

Dostawcy rozwiązań obsługują punkt dostępu do otrzymywania e-faktur od przedsiębiorstw w imieniu organizacji sektora publicznego. W przypadku rządu centralnego, Agencja Usług Prawnych, Finansowych i Administracyjnych zarządza umowami ramowymi dotyczącymi zapewnienia wspólnej infrastruktury dla organizacji rządu centralnego. Sektor publiczny korzysta z różnych platform, a w Szwecji stosowane rozwiązania opierają się na zaleceniach Single Face To Industry (SFTI) dotyczących standardów komunikatów i infrastruktury. SFTI rekomenduje firmę Peppol dla szwedzkiego sektora publicznego i jego dostawców.

Wdrożenie e-fakturowania w instytucjach zamawiających na poziomie niższym niż centralny

Od 1 kwietnia 2019 r. wszystkie instytucje zamawiające na poziomie centralnym i podcentralnym, a także dostawcy zamówień publicznych (powyżej i poniżej progu UE, w tym zamówienia bezpośrednie), muszą przestrzegać normy EN 16931, używając (CIUS) Peppol BIS Billing 3. Wdrożenie e-fakturowania na poziomie jednostek podrzędnych jest prawie zakończone, ale nadal istnieją starsze formaty w użyciu (Svefaktura wersja 1 i SFTI Fulltextfaktura).

Główne korzyści z wdrożenia e-fakturowania na poziomie podcentralnym obejmują oszczędności kosztowe i operacyjne, redukcję obciążeń administracyjnych, optymalizację czasu realizacji płatności oraz wkład w procesy automatyzacyjne.

W zakresie wymagań dotyczących raportowania cyfrowego, w 2022 roku szwedzki urząd skarbowy potwierdził inicjowanie projektu mającego na celu określenie przyszłości sprawozdawczości VAT w Szwecji. Urząd rozpoczął ocenę różnych alternatywnych rozwiązań dotyczących fakturowania elektronicznego i raportowania cyfrowego. Jak dotąd nie ujawniono konkretnego rozwiązania ani harmonogramu. Mimo to agencja podatkowa Szwecji planuje dalsze rozważanie opcji, takich jak okresowa kontrola transakcji (PTC) obejmująca wykazy VAT i JPK, oraz ciągła kontrola transakcji (CTC), takie jak raportowanie faktur w czasie rzeczywistym.

W lutym 2023 roku Digg, wspólnie z szwedzkim Urzędem Rejestracji Spółek (Bolagsverket) oraz Szwedzkim Urzędem Podatkowym, złożyły formalny wniosek do szwedzkiego rządu w sprawie oceny warunków wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania w relacjach B2B i G2B (dodatkowo do istniejącego obowiązku e-fakturowania B2G). Wniosek koncentrował się na istotności obowiązkowego fakturowania elektronicznego, szczególnie w kontekście unijnego krajobrazu regulacyjnego dotyczącego podatku od wartości dodanej (VAT) w erze cyfrowej. Chociaż brak konkretnych terminów, zgodnie z propozycją, ocena warunków wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania w B2B i G2B powinna nastąpić jak najszybciej.

UE proponuje wprowadzenie obowiązku stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w przypadku transgranicznych dostaw wewnątrzwspólnotowych od 2028 r.

IV. REJESTRACJA VAT W SZWECJI

VAT w Szwecji, czyli podatek od towarów i usług, istnieje w tym kraju od lat 60 XX wieku. Obowiązek jego uiszczania obejmuje wiele podmiotów, nie tylko operujących na terenie Szwecji, ale także świadczących usługi na obszarze tego kraju.

Kto jest zobowiązany do opłacania podatku VAT?

Szwecja nakłada ten obowiązek na podmioty, które: Kiedy należy zarejestrować się jako podatnik VAT?

Zanim rozpoczniesz działalność, Twoja firma musi złożyć wniosek o rejestrację VAT w szwedzkich organach podatkowych. Opóźnienie w złożeniu wniosku o rejestrację może skutkować nałożeniem kar finansowych.

Jeśli Twoja firma planuje zarejestrować się w celach podatku VAT w Szwecji, konieczne jest skontaktowanie się z szwedzkimi organami podatkowymi. Nie ma potrzeby kontaktowania się z organami podatkowymi w kraju, w którym prowadzisz działalność.

W szczególności Twoja firma będzie zobowiązana do przedstawienia następujących dokumentów: Jeśli dokumentacja jest kompletna, uzyskanie numeru VAT zazwyczaj zajmuje jeden miesiąc.

Czy przedstawiciel podatkowy jest konieczny?

Firmy spoza Europy nie są w stanie same zarejestrować się do celów podatku VAT w Szwecji. Muszą to uczynić za pośrednictwem przedstawiciela VAT, czyli lokalnej firmy, która będzie Cię reprezentować przed lokalnymi organami podatkowymi. Odpowiada ona za spełnianie wszystkich obowiązków związanych z podatkiem VAT, nawet tych, o których nie jesteś świadomy. Może również zażądać od Ciebie depozytu (np. gwarancji bankowej) przed objęciem zlecenia reprezentacyjnego.

Spółki europejskie nie są zobowiązane do wyznaczania przedstawiciela VAT. Niemniej jednak, dla ułatwienia relacji z lokalnymi organami podatkowymi, mogą wyznaczyć pełnomocnika (agenta), który w ich imieniu załatwi formalności podatkowe. W takim przypadku nie jest wymagane składanie gwarancji bankowej. Spółka pozostaje wyłącznie odpowiedzialna za uregulowanie swoich zobowiązań z tytułu podatku VAT.

Rejestracja do VAT UE

Podstawową zasadą dotyczącą sprzedaży klientom w Szwecji lub w dowolnym innym kraju UE jest konieczność rejestracji z unijnym numerem VAT. Dobrą wiadomością jest to, że rejestracja VAT jest stosunkowo łatwa.

Numer VAT rejestruje Twoją firmę w systemie podatkowym UE jako legalną działalność gospodarczą. Ten numer umożliwia monitorowanie działalności firmy w systemie, śledzenie płatności podatków, uzyskiwanie korzyści podatkowych oraz naliczanie podatku od klientów.

Jeśli prowadzisz firmę w Europie, przyjmujemy, że już jesteś zarejestrowany jako płatnik podatku VAT w swoim kraju. Kolejnym krokiem jest rejestracja w systemie Jednolitego Punktu Obsługi (OSS), co umożliwia sprzedawanie produktów cyfrowych w dowolnym innym państwie członkowskim UE, w tym w Szwecji.

Jeśli Twoja firma działa poza Europą, musisz zarejestrować się w OSS, aby uzyskać numer VAT i "otworzyć sklep" w UE.

Co to jest OSS?

OSS to ogólnounijny system podatkowy, który umożliwia skonsolidowanie wszystkich płatności podatku VAT w UE w jednym zeznaniu podatkowym, nawet jeśli Twoi klienci są rozproszeni po różnych krajach. Każde państwo członkowskie posiada własny OSS, dostępny online. Po zarejestrowaniu się w konkretnym OSS, to państwo staje się bazą operacji podatkowych w UE.

Jeśli prowadzisz firmę spoza UE, możesz zarejestrować się w OSS w Szwecji lub w dowolnym innym państwie członkowskim UE.

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż wysyłkową przez internet dla konsumentów w Szwecji, po osiągnięciu obrotu przekraczającego 10 000 euro, mają możliwość zarejestrowania się w systemie VAT OSS. W ramach tego systemu mogą składać jedną deklarację VAT, obejmującą wszystkie państwa członkowskie, oraz regulować zagraniczny podatek według stawek obowiązujących w kraju nabywcy, korzystając z tzw. "jednego koszyka". W takiej sytuacji nie muszą przestrzegać szwedzkich przepisów podatkowych, z wyjątkiem zastosowania międzynarodowej stawki VAT. Jednakże, jeśli nie są zarejestrowani w systemie VAT OSS, są zobowiązani do przestrzegania wszystkich obowiązujących w Szwecji regulacji podatkowych, ale dotyczy to tylko sprzedaży wysyłkowej.

Jak zarejestrować się do VAT OSS w Szwecji?

Jeśli chcesz, aby Szwecja była Twoim krajem członkowskim dla celów identyfikacji VAT, możesz dokonać rejestracji w szwedzkim urzędzie podatkowym.

Nie jest wymagany przedstawiciel podatkowy do obsługi podatków w Szwecji ani w innych krajach UE. Oznacza to, że nie musisz go posiadać. Niektórzy zagraniczni przedsiębiorcy, którzy czują się niepewnie w kwestiach podatkowych, mogą zdecydować się na zatrudnienie przedstawiciela podatkowego dla spokoju ducha. Podatki mogą być tematem złożonym i mylącym, zwłaszcza w obcym języku.

Ponieważ wszystkie platformy EU VAT OSS są dostępne online, a wiele z nich oferuje obsługę w języku angielskim, z pewnością istnieje możliwość samodzielnego zarządzania zagranicznymi podatkami.

W zasadzie naliczasz podatek VAT, dodając go do sumy każdej sprzedaży. Oficjalnie pobierasz unijny podatek VAT. Czasami rozliczenie podatku VAT zależy od klienta. To zależy od tego, czy Twój klient jest zarejestrowaną firmą i posiada ważny numer VAT.

Czy jesteś zarejestrowany do VAT OSS?

Jeśli tak, zawsze naliczasz i pobierasz podatek VAT od każdej sprzedaży w Szwecji. Stawka podatku VAT dla całej krajowej sprzedaży wynosi 25%. Jeśli nie jesteś zarejestrowany – jeśli jesteś płatnikiem VAT w innym kraju UE – naliczasz podatki tylko od sprzedaży B2C.

W przypadku klienta będącego firmą, który podał prawidłowy numer VAT, nie jest konieczne dodawanie i pobieranie podatku. W przypadku transgranicznej sprzedaży B2B uruchamia się mechanizm odwrotnego obciążenia, a klient rozlicza podatek VAT za Ciebie.

V. OBOWIĄZKI VAT W SZWECJI

Twoja firma musi prowadzić szczegółowe księgi rachunkowe umożliwiające zastosowanie podatku VAT i umożliwiające kontrolę ze strony szwedzkich organów podatkowych.

Jaką stawkę VAT należy uwzględnić na fakturze?

W Szwecji funkcjonują trzy różne stawki podatku VAT: Kiedy należy złożyć deklarację VAT?

Twoja firma musi regularnie składać deklaracje VAT, zgodnie z poniższymi kryteriami: Państwa członkowskie ustalają długość okresu podatkowego na jeden, dwa lub trzy miesiące, przy czym nie mogą one przekraczać jednego roku. Termin składania deklaracji VAT zależy od przepisów kraju członkowskiego, ale nie może być dłuższy niż dwa miesiące po zakończeniu okresu rozliczeniowego (art. 250 dyrektywy VAT).

Państwa członkowskie mogą również wymagać, aby podatnicy składali deklaracje zawierające wszystkie dane z poprzedniego roku, które są niezbędne do wprowadzenia ewentualnych korekt. Procedura ta może odbywać się elektronicznie na określonych warunkach (art. 261 dyrektywy VAT).

Deklaracje VAT w Szwecji

W Szwecji obowiązują trzy różne okresy rozliczeniowe, zgodnie z ogólną zasadą składania deklaracji co kwartał.
W zależności od wielkości przedsiębiorstwa i rocznych obrotów można wybrać między miesięcznym, kwartalnym lub rocznym składaniem deklaracji: Deklaracje VAT na miesiąc w Szwecji trzeba złożyć (wraz z opłatą podatku) do 26. dnia miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego, natomiast deklarację za grudzień – do 27 grudnia.

Kwartalne deklaracje VAT, z kilkoma wyjątkami, należy złożyć (wraz z opłatą podatku) do 12. dnia drugiego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Na przykład, deklaracje za I kwartał (styczeń, luty, marzec) trzeba złożyć do 12 maja.

Roczne deklaracje VAT trzeba złożyć (wraz z opłatą podatku) do 26. dnia drugiego miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Na przykład, deklarację roczną VAT dla okresu styczeń-grudzień 2020 trzeba złożyć do 26 lutego 2021.

Deklaracje VAT są zazwyczaj składane elektronicznie za pośrednictwem szwedzkiego Urzędu Podatkowego, a płatności można dokonać w tym samym czasie. W przypadku braku możliwości złożenia deklaracji drogą elektroniczną, istnieje opcja złożenia jej osobiście za pomocą formularza SKV 4700.

Kary i odsetki

Brak rozliczenia podatku VAT w ustalonym terminie może prowadzić do naliczenia odsetek lub nałożenia kar. W przypadku opóźnionej płatności mogą zostać naliczone odsetki w wysokości 15% należnego podatku.

Niewłaściwe lub niedokładne złożenie deklaracji może skutkować nałożeniem kary w wysokości 20% błędnie zgłoszonego podatku VAT.

Kiedy złożyć oświadczenie wewnątrzunijne?

Spółka musi dokonać elektronicznego zgłoszenia wewnątrzwspólnotowego najpóźniej 25 dnia każdego miesiąca.

W niektórych przypadkach szwedzkie organy podatkowe mogą postanowić, że oświadczenia ESL należy składać kwartalnie, pod warunkiem, że wartość wewnątrzunijnej dostawy towarów nie przekracza 500 000 SEK za bieżący kwartał kalendarzowy lub którykolwiek z poprzednich czterech kwartałów kalendarzowych.

Podsumowania informacji są przygotowywane kwartalnie, zgodnie z procedurami ustalonymi przez Państwa Członkowskie, choć mogą one również wymagać, aby informacje te były składane co miesiąc. Istnieje możliwość składania podsumowań w formie elektronicznej, podlegając określonym przez nie warunkom (art. 263 dyrektywy VAT).

Kiedy należy złożyć deklarację Intrastat?

Poza deklaracją VAT, zagraniczne firmy operujące w Szwecji mogą być zobowiązane do raportowania statystycznego Intrastat. Ten obejmuje informacje o przewozie towarów między krajami należącymi do Wspólnoty Europejskiej oraz przemieszczaniu własnych towarów do magazynu znajdującego się w innym państwie członkowskim.

Próg dla importu wynosi 9 000 000 SEK, a dla eksportu 15 000 000 SEK. Miesięczny raport Intrastat należy składać do 10 dnia kolejnego miesiąca.

Wyciąg Intrastat należy zazwyczaj złożyć do 14 dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym.

Odwrotne obciążenie

Jako dostawca towarów lub usług zazwyczaj jesteś zobowiązany do uwzględnienia podatku VAT na fakturze dla swojego klienta. To ogólne zasady. Jednak istnieją sytuacje, zwane sytuacjami "odwrotnego obciążenia", w których to klient jest odpowiedzialny za zapłatę podatku. W Szwecji wprowadzono specjalne zasady odwrotnego obciążenia dla firm zagranicznych: Zwrot VAT w Szwecji

Wniosek o zwrot VAT (formalnie nazywany również zwrotem Merardesskatt, skrótowo Moms) jest uzależniony od posiadanych paragonów i faktur dotyczących poniesionych kosztów na obszarze Szwecji.

Koszty, za które firma zamierza ubiegać się o zwrot podatku VAT, muszą być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przykładowo, podatek VAT zapłacony w Szwecji może być odzyskany w związku z wydatkami na paliwo, opłaty drogowe, oleje czy naprawy.

Istnieje kilka metod uzyskania zwrotu szwedzkiego podatku VAT. Procedury związane z odzyskaniem zagranicznego podatku VAT będą się różnić w zależności od tego, czy Twoja firma ma siedzibę w Europie i/lub jest zidentyfikowana do celów podatku VAT w Szwecji: Wniosek do właściwego urzędu podatkowego dla miejsca uiszczenia podatku VAT jest składany w formie oryginału i zawiera: W razie potrzeby urząd może zażądać skanów oryginałów wszystkich faktur objętych wnioskiem.

Procedura zwrotu podatku VAT dla przedsiębiorstw spoza Unii Europejskiej

Wniosek do urzędu podatkowego jest składany w oryginale i zawiera: Wniosek należy składać w urzędzie skarbowym właściwym dla danej działalności gospodarczej.

Aby ubiegać się o zwrot podatku VAT ze Szwecji za okres nieobjęty pełnym rokiem, minimalna kwota VAT, o którą można wnioskować, musi wynosić co najmniej 4 000 SEK (co odpowiada przyjętym przez szwedzki urząd 400 €).

Dla wniosków obejmujących cały rok, minimalna kwota wynosi 500 SEK (równowartość 50 €).

Minimalne kwoty zostały określone zgodnie z Dyrektywą Rady 2008/9/WE. Górnej granicy kwoty, którą można uwzględnić we wniosku o zwrot VAT, nie ustalono.

Jaki okres jest objęty możliwością zwrotu VAT ze Szwecji?

Wnioski o zwrot VAT z Szwecji za poprzedni rok należy złożyć do 30 września (na przykład, aby uzyskać zwrot VAT za rok 2021, wniosek należy złożyć do 30 września 2022). Wnioski mogą obejmować poszczególne kwartały lub być związane z okresem składającym się z połączonych kwartałów (np. za półrocze).

Od daty otrzymania wniosku o zwrot VAT, szwedzki urząd Skatteverket ma 4 miesiące na wydanie decyzji. Okres ten jednak może być przedłużony - urząd ma prawo zażądać dostarczenia dodatkowych dokumentów lub informacji (np. wyjaśnienia dotyczące zakresu prowadzonej działalności, oryginałów dokumentów zawartych we wniosku lub dokumentów dotyczących pojazdów). W takim przypadku termin rozpatrzenia wniosku wydłuża się do 6 miesięcy.

Czy wniosek o zwrot podatku VAT ze Szwecji może być odrzucony?

Niestety, tak. Wniosek o zwrot VAT może zostać odrzucony, głównie z powodu braku odpowiedzi na wezwanie urzędu zagranicznego (kontroli).

VI. OPTYMALIZACJA OBSŁUGI FAKTUR NA RÓŻNYCH RYNKACH

Firmy operujące na obu rynkach czasem zastanawiają się, dlaczego procesy nie przebiegają zgodnie z ich oczekiwaniami. Fińskie przedsiębiorstwa zastanawiają się, dlaczego wciąż muszą korzystać z faktur w formacie PDF, a szwedzkie firmy napotykają trudności w uzyskiwaniu odpowiednich danych od swoich fińskich partnerów. Dostawcy w obu krajach starają się dostosować się do preferencji każdego klienta, wysyłając faktury w preferowanym stylu, formacie i kanale.

Zrozumienie źródeł tych różnic może złagodzić pewne frustracje związane z działaniem na różnych rynkach. Choć nie istnieje natychmiastowe rozwiązanie dla tych problemów, zdobycie wiedzy na temat różnic i ich źródeł może przynieść ulgę. W przypadku nabywcy, zastosowanie nowoczesnych narzędzi do rozliczeń i rozwiązania, które umożliwiają nawet małym dostawcom korzystanie z e-faktur, pomaga zintegrować wszystkie faktury w jeden przepływ pracy.

Jednak istnieją sygnały wskazujące, że praktyki fakturowania stopniowo stają się bardziej jednolite. W Szwecji odsetek osób wystawiających faktury elektroniczne rośnie, ponieważ przepisy nakładają na instytucje publiczne obowiązek korzystania z formatów elektronicznych. Rozważa się także wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania w sektorach B2B i B2G w Szwecji. Standard Peppol zdobywa również popularność, choć wciąż istnieją różnice między krajami i branżami.

W końcu regionalne różnice w obszarze obsługi faktur wynikają z odmiennych perspektyw na temat automatyzacji. Dla szwedzkich firm, automatyzacja oznacza minimalizację roli człowieka w procesie obsługi faktur, niezależnie od formatu i kanału fakturowania, podczas gdy w Finlandii automatyzacja jest często utożsamiana z fakturowaniem elektronicznym, a debata dotyczy sposobu wykorzystania danych, nawet jeśli nie są one idealnie poprawne, podobnie jak w przypadku ich szwedzkich odpowiedników.

Ważne jest, aby pamiętać o tych różnych podejściach, gdy firma operuje na obu rynkach i poszukuje rozwiązania zwiększającego automatyzację zobowiązań. W pierwszej kolejności należy zdefiniować, co oznacza automatyzacja w obszarze obsługi faktur dla danej firmy. Czy celem jest zwiększenie odsetka e-fakturowania czy też pozyskanie większej ilości danych z każdej faktury? Jakie konkretne dane są potrzebne, i w jaki sposób można je zintegrować ze swoimi systemami?

VII. VAT UE NA PRODUKTY CYFROWE

Produkt cyfrowy to każdy artykuł przechowywany, dostarczany i używany w formie elektronicznej. Obejmuje to towary lub usługi, które Klient otrzymuje za pośrednictwem poczty elektronicznej, pobierając je z Internetu lub logując się na stronę internetową.

Komisja Europejska ustaliła cztery kryteria, które pomagają określić, czy coś kwalifikuje się jako produkt cyfrowy: Prawdopodobnie korzystasz z produktów cyfrowych przez cały dzień, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Oto kilka powszechnie spotykanych na rynku: Uwaga: Również możesz spotkać się z określeniem "usługi cyfrowe", "e-towary" lub "e-usługi" w odniesieniu do towarów cyfrowych. Wszystkie te terminy odnoszą się do tego samego zagadnienia.

Jeśli masz wątpliwości, czy to, co oferujesz, kwalifikuje się jako "produkt cyfrowy", sprawdź nasze wyjaśnienie tego pojęcia.

Istnieją specyficzne zasady odnoszące się do produktów cyfrowych, których trzeba ściśle przestrzegać, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi. Na szczęście unijne opodatkowanie cyfrowe opiera się głównie na jednym kluczowym elemencie: niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, ważne jest, gdzie są Twoi klienci. Lokalizacja klienta określa wysokość naliczonego podatku VAT.

Więc jeśli sprzedajesz produkty cyfrowe klientowi w Szwecji, musisz doliczyć odpowiednią stawkę podatku VAT. Każdy kraj członkowski UE ma własną stawkę, co oznacza, że musisz znać dokładne lokalne stawki podatku VAT dla każdego z 28 krajów. Ponadto, nie zawsze musisz naliczać podatku VAT od każdej transakcji.

VIII. ARCHIWIZACJA FAKTUR W SZWECJI

Wskazane jest przechowywanie kopii wszystkich faktur, zarówno elektronicznych, jak i fizycznych, dla celów archiwizacyjnych i ewentualnych potrzeb w przyszłości.

Dane zawarte w otrzymanym pliku danych, reprezentujące fakturę elektroniczną, mogą być przeniesione i przekształcone do innego formatu na innym nośniku zdatnym do odczytu maszynowego u odbiorcy. W przypadku, gdy proces ten przebiega bezpiecznie, tj. żadne informacje nie ulegają zmianie podczas transferu i konwersji, pierwotnie otrzymany plik danych nie wymaga zapisywania i archiwizacji. Warto jednak pamiętać, że dane skodyfikowane na fakturach elektronicznych muszą być przetłumaczone na zrozumiały język w celu późniejszego czytania informacji zawartych na fakturze w tradycyjnej, czytelnej formie.

Faktury elektroniczne otrzymane przez firmę powinny być przechowywane w oryginalnym stanie, zgodnym z formą nadającą się do odczytu maszynowego w chwili ich otrzymania. Możliwe jest przeniesienie informacji zawartych na fakturach na inny nośnik zdatny do odczytu maszynowego.

Faktury elektroniczne wystawione przez przedsiębiorstwo są zazwyczaj archiwizowane w formie zgodnej z oryginalną formą, w jakiej zostały wystawione, nadającej się do odczytu maszynowego.

Szwedzka firma prowadząca rachunki za granicą może archiwizować faktury elektroniczne za granicą pod pewnymi warunkami określonymi w ustawie o VAT (ML), ustawie o rachunkowości (BFL) oraz wytycznych i poradach ogólnych Rady Księgowej (BFN). Firma może przechowywać faktury elektroniczne oraz udostępniać sprzęt i systemy w innym kraju UE, pod warunkiem zgłaszania miejsca przechowywania oraz wszelkich zmian organom podatkowym.

Ponadto firma musi umożliwiać natychmiastowy elektroniczny dostęp do informacji księgowych na żądanie organu podatkowego lub celnego w okresie archiwizacji. Ponadto, firma powinna być w stanie dostarczyć informacje zawarte na fakturach elektronicznych w Szwecji w tradycyjnej, czytelnej formie poprzez natychmiastowy druk lub mikrofilm/fisze.

Jeśli zarządzaniem archiwizacją zajmuje się usługodawca, umowa powinna zawierać klauzulę informującą, że usługodawca prowadzi księgi rachunkowe i archiwizuje dokumenty zgodnie z szwedzkim prawem. Jest to konieczne, ponieważ szwedzka firma ponosi odpowiedzialność za prawidłowy przebieg księgowości i archiwizacji, nawet jeśli te obowiązki są realizowane przez zewnętrznego usługodawcę z zagranicy.

W Szwecji brak jest prawnego wymogu związanego z koniecznością archiwizacji faktur w języku szwedzkim. Nie istnieje również prawny obowiązek korzystania z podpisów elektronicznych podczas archiwizowania faktur.

Szyfrowanie faktur elektronicznych i innych informacji księgowych jest dozwolone jedynie wtedy, gdy jest to uzasadnione względami bezpieczeństwa, a przez cały okres archiwizacji możliwe jest natychmiastowe przedstawienie informacji w postaci tekstu jawnego.

W większości przypadków jedynym archiwizowanym dokumentem jest faktura. Jednakże, jeśli szczegóły dostawy zawarte są w odrębnym zawiadomieniu (np. specyfikacja faktury), wtedy to oddzielne zawiadomienie również musi zostać zarchiwizowane.

IX. JAK ZAKSIĘGOWAĆ ZWROT NIESPRZEDANEGO TOWARU, CZY BŁĘDNIE ZAFAKTUROWANĄ CENĘ W SZWECJI?

Jak zaksięgować zwrot niesprzedanego towaru?

Niesprzedane produkty często pochodzą z różnych zamówień, co sprawia, że związane są z różnymi fakturami (po jednej na zamówienie). Ponieważ niemożliwe jest odniesienie ich do pojedynczej faktury, w nocie kredytowej obejmującej odpowiednie faktury należy uwzględnić okres fakturowania.

Jeśli niesprzedany towar można powiązać z konkretną dostawą/fakturą, można to standardowo oznaczyć w nocie kredytowej.

Jak zaliczyć błędnie zafakturowaną cenę?

Istnieją dwa sposoby uznania błędnie zafakturowanej ceny lub ilości:

X. ZAKWESTIONOWANIE FAKTURY

Jeśli faktura nie spełnia Twoich oczekiwań lub pojawił się spór dotyczący płatności, konieczne może być zakwestionowanie dokumentu. Istnieje kilka powodów, dla których taka sytuacja może wystąpić, np. faktura może zawierać błędy, usługa lub produkt może nie spełniać ustaleń, lub może to być po prostu pomyłka dostawcy. Jak skutecznie i profesjonalnie poradzić sobie z taką sytuacją? Formalne kwestionowanie faktury w Szwecji

W przypadku braku rezultatów po próbach komunikacji z dostawcą, nadszedł czas na formalne zakwestionowanie faktury. Alternatywne metody rozwiązania sporu: Jeśli powyższe metody nie przynoszą rezultatów, konieczne może być skierowanie sprawy do sądu. Należy to traktować jako ostateczność, ponieważ może być to kosztowne i czasochłonne.

XI. ODZYSKIWANIE NALEŻNOŚCI

Po wysłaniu faktury istotne jest skrupulatne śledzenie płatności. W przypadku opóźnień w regulowaniu należności, warto wysłać przypomnienie. Również znajomość procedur związanych z nieuregulowanymi fakturami oraz możliwych kroków mających na celu zabezpieczenie płatności jest kluczowe.

Przed skierowaniem sprawy do windykacji klient otrzymuje wezwanie do zapłaty. W przypadku braku uregulowania kwoty w ciągu dwóch tygodni, adnotacja o "opóźnieniu w płatności" może zostać wpisana pod nazwiskiem klienta. Taka notyfikacja może wpłynąć na zdolność klienta do uzyskania kredytu, abonamentu telefonicznego, ubezpieczenia itp. Usunięcie adnotacji "opóźnienie w płatności" następuje po otrzymaniu płatności.